Zamawianie artykułów biurowych do firmy wiąże się z bieżącą kontrolą zapasów oraz przewidywaniem najbliższych potrzeb związanych z projektami i terminami, jakie mają nastąpić w przedsiębiorstwie w najbliższym czasie. W zależności od charakteru działalności te potrzeby mogą być różne.
Jeśli pracujemy w biurze rachunkowym, to w okresie podsumowania miesiąca lub półrocza zapotrzebowanie na papier oraz tonery do drukarek będzie znacznie większe ze względu na okresy rozliczeniowe i konieczność przekazania klientom również papierowej wersji dokumentacji. Natomiast jeśli odpowiadamy za zamówienia w większych przedsiębiorstwach np. produkcyjnych jesteśmy zmuszeni do kompleksowego badania i rejestrowania poszczególnych działów, które mogą mieć różne potrzeby w tym samym czasie.
Na przykład dział księgowy może potrzebować druków przelewów i poleceń księgowania, a dział produkcji ksiąg ewidencyjnych. W sekretariacie potrzebny będzie papier i koperty, a w biurze zarządu długopisy i segregatory. Jednak to przecież nie wszystko, bo większość sklepów oferuje znacznie szerszą gamę produktów, niż tylko standardowe produkty biurowe – możemy zamówić środki czystości dla sprzątających, papier toaletowy, a nawet kawę i ciastka do pokoju socjalnego. Przyjmijmy jednak, że chodzi o typowo biurowe zmówienia – zastanówmy się, co będzie najbardziej potrzebne i bez czego nie można funkcjonować.
Papier przede wszystkim
Żadne biuro nie obędzie się bez ryz papieru. Potrzebujemy ich do drukarek, kopiarek oraz do sporządzania wstępnych obliczeń i notatek. Mogą również służyć, jako wstępne propozycje faktur lub wzory druków przelewów, a także zaczątki projektów i harmonogramów – bez papieru nie obędzie się jakiekolwiek biuro.
Druki i formularze
W większości biur stosuje się również ustandaryzowane wzory większości formularzy oraz druków – min. takich jak faktury VAT, druki przelewów, umowy, zamówienia i wnioski. Część z nich jest tworzona na bezpośrednie potrzeby firmy, a pozostałe należy zamówić zgodnie z obowiązującymi wzorami.
Tonery
Bez drukowania się nie obędzie, więc jeśli nie dzierżawimy drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych jesteśmy zmuszeni zamawiać również tonery. Niestety wiele firm decyduje się na zamienniki rezygnując z oryginalnych wkładów, co daje tylko pozorne oszczędności – bębny drukarek do których wkładamy nieoryginalne tonery szybciej się zużywają.
Teczki i segregatory
Rzeczy niezbędne w każdym biurze i zamawiane regularnie. Konieczność archiwizowania dokumentów w formie papierowej oprócz ich elektronicznych odpowiedników to zmora większości firm i biur. O ile druk przelewu możemy wygenerować z konta bankowego, to już kopię faktury musimy wydrukować, podpisać i zarchiwizować.
Długopisy i ołówki
Nie wszystko da się zapisać na komputerze i część dokumentów musimy również prowadzić w formie tradycyjnej, czyli ręcznie. Dochodzą do tego umowy i zamówienia, które są podpisywane przez osoby upoważnione, dlatego w żadnym biurku nie może zabraknąć kilku długopisów, a także ołówków do pisania na tzw. „brudno”.
