Chaos bywa twórczy, ale jedynie w życiu artystów. Jeśli pojawi się w biurze, trudno będzie znaleźć potrzebny dokument. Sprawi to, że praca stanie się mniej wydajna i bardziej męcząca. W takich warunkach poszukiwania będą zajmowały więcej czasu niż efektywna praca, a to z pewnością nie wpłynie pozytywnie na działalność firmy.

Jak przechowywać dokumenty?

Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Aby utrzymać porządek w biurze, należy wyposażyć je w segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty i klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a także różnego rodzaju sortery. Przydadzą się także plastikowe obwoluty, w których przechowuje się pojedyncze dokumenty. Można także kupić segregatory w różnych kolorach, a każdy z nich powinien dotyczyć innych spraw. Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku.

archiwizacja-dokumentow
Archiwizacja dokumentów (źródło: http://www.ekoakta.pl/uslugi/1,archiwizacja-dokumentow)

Jak pokonać chaos?

W każdym biurze, a szczególnie w dużym, powinien być opracowany zbiór zasad dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji oraz weryfikacji pism. Pracę z dokumentami można podzielić na trzy fazy: przyjmowanie pism, rozdzielanie i załatwianie pism oraz ich wysyłanie. Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne, gdyż podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania tych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Programu ułatwiające przechowywanie dokumentów

W każdym biurze przydaje się system do zarządzania czasem, fakturowania, a także system umożliwiający rozpoznanie poczty przychodzącej, zarówno elektronicznej, jak i tradycyjnej. Przydaje się więc sprawny system komputerowy, który pomoże w odpowiedniej segregacji dokumentów. Zanim zdecydujemy się na konkretny, sprawdźmy, jakie ma możliwości. Nic nie będzie nas tak stresowało i irytowało, jak system odmawiający współpracy. Zwróćmy uwagę na to, jak indeksuje, dzieli i oznacza dokumenty. Tego typu programy są bardzo przydatne, gdyż dodatkowo dają możliwość poprawiania jakości skanowanych dokumentów.

Upraszczanie czasochłonnych zajęć w przedsiębiorstwie przynosi zaskakujące efekty. Porządek sprawia, że pracownicy są wydajniejsi, ponieważ nie muszą tracić czasu na poszukiwania. Sprawnie działająca firma jest bardziej konkurencyjna i przynosi większy zysk, co czyni porządkowanie bardzo opłacalnym.

Jak uporządkować dokumenty w firmie? Skuteczne rozwiązania i sposoby dla firm