Dokumentacje księgowe są niezwykle ważne i stanowią potwierdzenie dokonanych transakcji handlowych. Czasem zdarza się jednak, że dana faktura ulegnie zgubieniu lub się po prostu zniszczy. W takich sytuacjach można wystawić duplikat. Dzięki temu możliwe będzie zachowanie porządku w dokumentacji i uniknięcie mniej lub bardziej poważnych problemów skarbowych. Warto zapoznać się z najważniejszymi dotyczącymi duplikatu faktur.
Duplikat faktury – co warto wiedzieć?
Duplikat faktury to specjalny dokument księgowy, który jest wystawiany na podstawie istniejącej wcześniej faktury. Jego głównym zadaniem jest odtworzenie informacji na temat przeprowadzonych transakcji. Warto zaznaczyć, że dane, które są zawarte na duplikacie, powinny być takie same jak na oryginalnym dokumencie. Ponadto dokument ten, powinien być oznaczony hasłem „duplikat”.
Prawidłowo wystawiony dokument, pozwala na naliczenie podatków i zachowanie mocy skarbowej, aby potwierdzić operacje gospodarcze. Posiadanie duplikatu faktury jest niezwykle ważne. W przypadku nieposiadania kompletnej bazy dokumentów, można napotkać poważne problemy. Brak faktur sprawia, że nie można prawidłowo odliczyć podatków VAT. Gromadzenie wszelkich rachunków jest także niezbędne, jeśli przeprowadzona zostanie jakaś kontrola skarbowa.
Przedsiębiorca, dzięki pokazaniu faktur, jest w stanie ukazać, że prawidłowo spełnia obowiązek podatkowy. Zgodnie z obowiązującym prawem, każda faktura powinna być przechowywana 5 lat. Po takim okresie należności podatkowe ulegają przedawnieniu.
Jeśli jednak przedsiębiorca nie posiada konkretnych faktur, musi dokonać korekty w deklaracjach VAT, które zostały wcześniej złożone. Jest to o wiele bardziej kłopotliwe, niż przygotowanie duplikatów faktur.
W jaki sposób wystawia się duplikaty faktur?
W dzisiejszych czasach zdecydowana większość firm prowadzi księgi rachunkowe z wykorzystaniem różnych programów komputerowych. Dlatego wystawienie duplikatu danej faktury jest bardzo szybkie i nie sprawia żadnych kłopotów. Ponadto najbardziej popularne oprogramowania wyróżniają się dużą funkcjonalnością, dzięki czemu można wygenerować duplikat za pomocą jednego kliknięcia.
Jeżeli jednak zachodzi taka potrzeba, wymagany dokument można wystawić ręcznie. Wykorzystuje się do tego specjalne wzory lub arkusz kalkulacyjny. W porównaniu do pierwotnej wersji faktury będzie trzeba jedynie zmienić datę. Powinna być ona zgodna z datą wystawienia kopii. Ponadto tak jak wcześniej wspomniano, dokument powinien być oznaczony hasłem „duplikat”. Tak wystawiona faktura spełnia wszelkie wymagania.
Dokładne okoliczności wystawienia duplikatu faktur są określone w ustawie o podatku VAT. Zgodnie z jej treścią, każdy kontrahent jest zobowiązany do ponownego wystawienia dokumentu w określonych sytuacjach. Faktura może być ponownie wystawiona w przypadku zgubienia lub zniszczenia z winy nabywcy lub podatnika.
