Wystawianie rachunków to zajęcie czasochłonne i wymagające uwagi, ponieważ nawet krótka chwila rozkojarzenia może zaowocować pojawieniem się błędu. Warto więc maksymalnie zautomatyzować ten proces, kupując profesjonalny program do rachunków. Sprawdź, jakie funkcje powinien on zawierać, aby zwiększyć jakość i efektywność Twojej pracy.
Rachunkowość elektroniczna kontra ręczna
Wystawianiem rachunków klientom zajmują się głównie przedsiębiorstwa zwolnione z podatku VAT. Często są to niewielkie firmy, które oszczędzają na zakupie dobrego oprogramowania, próbując zastąpić niektóre z jego funkcjonalności własnoręczną pracą. W rezultacie ich pracownicy nie tylko spędzają wiele godzin miesięcznie na żmudnym wystawianiu rachunków, ale również uaktualniają firmowe cenniki oraz tworzą graficzne zestawienia ilustrujące przebieg sprzedaży. Próbując zastąpić działanie automatycznego programu, tracą więc swój czas i energię, które mogliby przeznaczyć choćby na nawiązywanie kontaktu z nowymi klientami. Aby w pełni wykorzystać ich potencjał warto więc zlecić im realizowanie zadań mających większe przełożenie na sprzedaż, a samemu wybrać profesjonalny program do rachunków.
Które funkcjonalności wybrać?
Na co warto zwrócić uwagę przy jego zakupie? Przede wszystkim na proporcje ceny do liczby funkcjonalności przydatnych dla Twojej firmy. Nie ma sensu podejmować decyzji, kierując się wyłącznie przesłankami ilościowymi, ponieważ może się okazać, że w efekcie kupisz program do rachunków w wersji premium, z której większość możliwości nie znajdzie zastosowania na gruncie Twojej firmy. Co jednak będzie istotne przy jego wyborze? Przede wszystkim sposób realizacji podstawowego celu, jakim jest wystawianie rachunków. Powinno ono przebiegać szybko, niezawodnie i w intuicyjny sposób. Dużym ułatwieniem może być tu z pewnością czytelny interfejs, więc zanim umieścisz program w koszyku, przejrzyj choćby jego zrzuty z ekranu komputera. Przydatna będzie także opcja oznaczania rachunków jako rozliczone lub nierozliczone, a w przypadku pierwszej grupy możliwość dopisania daty realizacji przelewu, formy rozliczenia oraz numeru potwierdzenia transakcji. Jeżeli Twoja firma sprzedaje produkty kilkoma kanałami, to zadbaj o to, by program do rachunków mógł automatycznie przypisać każdemu towarowi różne warianty cenowe tj. cena hurtowa, detaliczna, dla sprzedaży internetowej i wysyłki za granicę.
Gdy już wybierzesz wszystkie najbardziej przydatne opcje oprogramowania nie zapomnij jeszcze zwrócić uwagi na to, czy jego producent zapewnia bezpłatną pomoc techniczną oraz na bieżąco aktualizuje swój produkt. Jeśli spełnia i te warunki, to oznacza, że znalazłeś optymalny program do rachunków dla Twojej firmy.
