kto moze niszczyc dokumenty

W każdej firmie codziennie tworzone są dokumenty. Wśród nich są zarówno takie, które można bez obaw wyrzucić do kosza na śmieci, jak i takie, które zawierają ważne informacje czy dane osobowe. Takich dokumenty nie mogą dostać się w niepowołane ręce i często zalegają w archiwach nawet po wymaganym prawem okresie przechowywania. Jak się ich pozbyć?

Jakie dokumenty trzeba profesjonalnie zniszczyć?

W celu zachowania poufności informacji do profesjonalnego zniszczenia należy przekazywać niepotrzebną dokumentację księgową, kadrową czy zarządczą. Dotyczy to zwłaszcza kontraktów, faktur VAT, list kontrahentów czy wszelkich dokumentów bankowych. Ponadto do dokumentów poufnych zalicza się CV, dokumenty płacowe, medyczne czy ze szkoleń, a także wyniki doświadczeń i badań przeprowadzanych w firmie.

Fachowe niszczenie wymagane jest również w przypadku dokumentacji związanej z zarządzaniem, zaopatrzeniem, sprzedażą i marketingiem. Szczególnie istotne dokumenty to m. in. budżet firmy, zamówienia, wykazy dostawców, listy klientów cenniki czy umowy prawne.

Jak należy niszczyć dokumenty?

W obowiązujących przepisach, dotyczących prawa podatkowego i bilansowego, nie wspomina się o tym, jak powinna być niszczona dokumentacja. Z tego właśnie względu każda firma reguluje te kwestie w sposób indywidualny, korzystając z wszelkich możliwych i zgodnych z prawem środków. Zdecydowanie najczęściej do niszczenia dokumentów wykorzystywane są nowoczesne niszczarki. Tną one papier na drobne części, dzięki czemu odczytanie dokumentów przez osoby trzecie jest praktycznie niemożliwe.

W niektórych firmach poufna dokumentacja jest palona, co również uniemożliwia jej odczytanie. Należy jednak przypilnować, aby dokumenty spaliły się całkowicie. Warto przy tym pamiętać, że za naruszenie przepisów dotyczących tajemnicy skarbowej czy ochrony danych osobowych grozi nie tylko odpowiedzialność karna, ale nawet ograniczenie lub pozbawienie wolności. Przed zniszczeniem dokumentów warto przygotować pisemny protokół, w którym znajdą się dokładne informacje dotyczące tego, jaka dokumentacja będzie zniszczona i potwierdzająca fakt jej utylizacji.

Innym często stosowanym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnych firm, zajmujących się niszczeniem dokumentacji. Jedną z firm, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem jest firma Rhenus. Jakich dokumentów nie należy niszczyć zbyt wcześnie?. W ofercie takich przedsiębiorstw jest nie tylko niszczenie dokumentów papierowych, ale także nośników danych, czyli dysków, pendrive’ów czy kart pamięci. Dzięki nowoczesnym urządzeniom dokumentacja niszczona jest w sposób trwały i bezpieczny.

Jedną z najważniejszych dokumentacji jest dokumentacja podatkowa, którą należy przechowywać przez 5 lat. Zbyt szybkie jej zniszczenie może skutkować np. utratą prawa do odliczenia VAT, a nawet odpowiedzialnością karno-skarbową. Wówczas podatnik może być ukarany za nierzetelne lub wadliwe prowadzenie ksiąg podatkowych, a także za nieprzechowywanie rachunków i faktur. Trzeba więc pamiętać, aby dokumentację podatkową przechowywać tak długo, jak wskazane jest to w przepisach.

Co zrobić z niepotrzebnymi dokumentami?